El principal desafío de un gerente es resolver los problemas de manera creativa. Si bien se basan en una variedad de disciplinas académicas, y para ayudar a los gerentes a responder al desafío de la resolución creativa de problemas, los principios de gestión se han categorizado desde hace mucho tiempo en las cuatro funciones principales de planificación, organización, dirección y control (el marco P-O-L-C).

Si se quiere conocer más información sobre las fases del proceso administrativo recomedamos visitar el blog de OtraEmpresa donde se explica detalladamente cada etapa de este proceso.

Planificación

La planificación es la función de la gestión que implica establecer objetivos y determinar un curso de acción para alcanzarlos. La planificación requiere que los gerentes sean conscientes de las condiciones ambientales a las que se enfrenta su organización y que pronostiquen las condiciones futuras. También requiere que los gerentes sean buenos tomadores de decisiones.

La planificación es un proceso que consta de varios pasos. El proceso comienza con un escaneo ambiental, lo que significa simplemente que los planificadores deben ser conscientes de las contingencias críticas a las que se enfrenta su organización en términos de condiciones económicas, sus competidores y sus clientes. 

Los planificadores deben entonces intentar pronosticar las condiciones futuras. Estas previsiones constituyen la base de la planificación.

Los planificadores deben establecer objetivos, que son declaraciones de lo que se necesita lograr y cuándo. Los planificadores deben entonces identificar cursos de acción alternativos para lograr los objetivos. Después de evaluar las distintas alternativas, los planificadores deben tomar decisiones sobre las mejores líneas de acción para lograr los objetivos. 

A continuación, deben formular las medidas necesarias y garantizar la aplicación efectiva de los planes. Finalmente, los planificadores deben evaluar constantemente el éxito de sus planes y tomar medidas correctivas cuando sea necesario.

Hay muchos tipos diferentes de planes y de planificación

La planificación estratégica implica analizar las oportunidades y amenazas competitivas, así como las fortalezas y debilidades de la organización, y luego determinar cómo posicionar a la organización para competir eficazmente en su entorno. La planificación estratégica tiene un marco de tiempo largo, a menudo de tres años o más. El planeamiento estratégico incluye generalmente la organización entera e incluye la formulación de objetivos.

La planificación estratégica se basa a menudo en la misión de la organización, que es su razón fundamental de ser. La gerencia superior de una organización conduce lo más a menudo posible el planeamiento estratégico.

La planificación táctica es una planificación de rango intermedio (de uno a tres años) que está diseñada para desarrollar medios relativamente concretos y específicos para implementar el plan estratégico. Los gerentes de nivel medio a menudo se dedican a la planificación táctica.

La planificación operativa generalmente asume la existencia de metas y objetivos a nivel de toda la organización o de una subunidad y especifica las formas de alcanzarlos. La planificación operativa es una planificación a corto plazo (menos de un año) que está diseñada para desarrollar pasos de acción específicos que apoyan los planes estratégicos y tácticos.

Organizando

La organización es la función de la gerencia que implica el desarrollo de una estructura organizacional y la asignación de recursos humanos para asegurar el cumplimiento de los objetivos. La estructura de la organización es el marco en el que se coordinan los esfuerzos. La estructura suele estar representada por un organigrama, que proporciona una representación gráfica de la cadena de mando dentro de una organización. 

Las decisiones que se toman sobre la estructura de una organización se conocen generalmente como decisiones de diseño organizacional.

La organización también implica el diseño de puestos de trabajo individuales dentro de la organización. 

Se deben tomar decisiones sobre los deberes y responsabilidades de cada puesto de trabajo, así como sobre la forma en que se deben llevar a cabo los deberes. Las decisiones que se toman sobre la naturaleza de los puestos de trabajo dentro de la organización se denominan generalmente decisiones de "diseño de puestos de trabajo".

La organización a nivel de la organización implica decidir cuál es la mejor manera de departamentar, o agrupar, los puestos de trabajo en departamentos para coordinar los esfuerzos de manera eficaz. Hay muchas maneras diferentes de dividir en departamentos, incluyendo la organización por función, producto, geografía o cliente. Muchas organizaciones más grandes utilizan múltiples métodos de departamentalización.

Recientemente, muchas organizaciones han intentado encontrar un equilibrio entre la necesidad de especialización de los trabajadores y la necesidad de que éstos tengan empleos que impliquen variedad y autonomía. Muchos trabajos se diseñan ahora sobre la base de principios como el empoderamiento, el enriquecimiento laboral y el trabajo en equipo.

Por ejemplo, HUI Manufacturing, un fabricante de chapa personalizada, ha eliminado los tradicionales "departamentos" para centrarse en escuchar y responder a las necesidades de los clientes. Desde reuniones en toda la compañía hasta reuniones de equipo, los empleados de HUI conocen y entienden a sus clientes y cómo HUI podría servirles mejor (Huimfg, 2008).

Líder

Liderar implica las fuentes sociales e informales de influencia que usted utiliza para inspirar la acción de otros. Si los encargados son líderes eficaces, sus subordinados serán entusiastas sobre ejercer esfuerzo para alcanzar objetivos de organización.

Las ciencias del comportamiento han hecho muchas contribuciones a la comprensión de esta función de la gestión. La investigación de la personalidad y los estudios de las actitudes en el trabajo proporcionan información importante sobre cómo los gerentes pueden dirigir a sus subordinados de la manera más efectiva.

Por ejemplo, esta investigación nos dice que para ser efectivos en el liderazgo, los gerentes primero deben entender las personalidades, valores, actitudes y emociones de sus subordinados.

Los estudios de la teoría de la motivación y la motivación proporcionan información importante sobre las formas en que los trabajadores pueden ser energizados para realizar un esfuerzo productivo. Los estudios de comunicación proporcionan orientación sobre cómo los gerentes pueden comunicarse de manera efectiva y persuasiva. Los estudios sobre el liderazgo y el estilo de liderazgo proporcionan información sobre cuestiones como: "¿Qué hace que un gerente sea un buen líder? y "¿En qué situaciones son ciertos estilos de liderazgo más apropiados y eficaces?

Control

El control implica asegurarse de que el rendimiento no se desvía de las normas. El control consiste en tres pasos, que incluyen establecer estándares de desempeño, comparar el desempeño real contra los estándares, y tomar acciones correctivas cuando sea necesario. 

Las normas de rendimiento se expresan a menudo en términos monetarios, como los ingresos, los costes o los beneficios, pero también pueden expresarse en otros términos, como las unidades producidas, el número de productos defectuosos o los niveles de calidad o servicio al cliente.

La función de gestión del control no debe confundirse con el control en el sentido conductual o manipulador. Esta función no implica que los gerentes deban intentar controlar o manipular las personalidades, valores, actitudes o emociones de sus subordinados. En cambio, esta función de la gerencia se refiere al papel del gerente en la toma de las acciones necesarias para asegurar que las actividades relacionadas con el trabajo de los subordinados sean consistentes y contribuyan al logro de los objetivos organizacionales y departamentales.

Un control eficaz requiere la existencia de planes, ya que la planificación proporciona los estándares u objetivos de rendimiento necesarios. El control también requiere una clara comprensión de dónde radica la responsabilidad por las desviaciones de las normas.

Dos técnicas de control tradicionales son las auditorías presupuestarias y de gestión. Una auditoría implica un examen y una verificación de los registros y de los documentos justificativos. Una auditoría presupuestaria proporciona información sobre dónde se encuentra la organización con respecto a lo que se planificó o presupuestó, mientras que una auditoría del rendimiento podría tratar de determinar si las cifras comunicadas son un reflejo del rendimiento real. 

Aunque el control se piensa a menudo en términos de criterios financieros, los gerentes también deben controlar los procesos de producción y operaciones, los procedimientos para la prestación de servicios, el cumplimiento de las políticas de la empresa y muchas otras actividades dentro de la organización.

Las funciones de gestión de la planificación, organización, dirección y control son ampliamente consideradas como la mejor manera de describir el trabajo del gerente, así como la mejor manera de clasificar el conocimiento acumulado sobre el estudio de la gestión. Aunque se han producido enormes cambios en el entorno al que se enfrentan los directivos y en las herramientas que éstos utilizan para desempeñar sus funciones, los directivos siguen desempeñando estas funciones esenciales